如何才能做好集團型煤炭企業人力資源信息系統的建設？

 隨著信息技術的發展和組織對信息化要求的提高，信息化成為企業的必由之路。人力資源管理作為企業管理的重要戰略，人力資源的信息化已成為解決人力資源管理突出問題的重要手段和方法。在這種背景下，近年來，人力資源信息系統的建設成為眾多集團型煤炭企業實現有效管控的必選途徑之一。

集團型煤炭企業人力資源管理的現狀與目標

    煤炭企業作為典型的能源企業，在近年資源越來越寶貴，能源需求越來越大的背景下，得到不斷發展與壯大，人力資源管理與信息化現狀出現了一些新的特點：
    1．以煤炭為主，多行業快速發展。隨著企業競爭的加劇，大多數煤炭企業選擇以‘ 煤’為主，適當多種產業并行發展，不僅有利于規避風險，增加利潤增長點，也有利于資源整合，企業規模也是節節攀升。
    2．集團機構組織多、規模大、職工人數多。煤炭企業基本為國企，下屬單位眾多，人員數量龐大。
    3．人員管理復雜。人員的分類、崗位工種、人員管理方式等與其他類型企業相比更為復雜。并且企業在兼并擴張后，出于企業管控的需要，普遍存在著人員的借調、外派（駐外）等管理方式，這些人員的人事、工資關系實行總部、駐地分離或部分分離管理，增加了人力資源管理的復雜性和信息系統實施建設及人員、工資統計的難度。
    4．薪酬體系復雜，工資方案不一。由于行業眾多，薪酬激勵方案多樣化。以煤炭為例，公司機關以崗位績效薪酬為主體（計時工資），而各區隊以二次分配的薪酬方案為主體（計件工資）。同時，由于新舊礦井的差異，津補貼的門類也是五花八門。再者，由于行業不同、地域不同（地區工資水平的差異），同一工資項目標準也不盡相同，造成了工資方案的復雜。
    綜上所述，由于機構組織多、地域分布廣、人員數量大、跨多個行業、企業發展速度較快、信息化水平不高且普遍缺少統一的人力資源信息管理平臺等因素，造成了人力資源信息系統建設的難度，當然只要采取科學的方法、依托企業的強大執行力，依然可以實現人力資源信息系統的建設目標。
    人力資源信息系統建設的目標主要有：1.完成基礎的人力資源信息整合，形成人事信息庫，實現人事檔案信息電子化，人員信息管理網絡化、標準化，人員調配業務流程化，不斷提升人力資源管理水平；2.（二）實現對各級部門工資的掌控，規范薪酬體系，促進薪資管理的公平、效益，形成工資數據的累積，不斷提高工資數據統計的準確、完整、高效；3.實現勞動合同的系統管理，維護職工權益，提高效率；4.建立企業的績效考核體系，實現集團化的績效管理應用；5.構建集團的培訓管理體系，實現培訓需求的管理，完善培訓課程體系、培訓講師管理制度，進行培訓效果評估；6.實現對人力資源信息的深層利用，深入挖掘數據的價值，并實現與其他信息（如：社保、財務等系統）系統的集成，為企業管理提供決策支持。

實施步驟與方法論

    （一）總體規劃，分階段實施
    人力資源信息系統的建設是企業信息化和提升人力資源管理的一件大事，要設立以公司高層為領導的建設小組，實施建設小組應包含HR部門管理人員、有經驗的IT管理人員。
    人力資源系統建設的規劃要結合企業的中長期發展，以人力資源建設提升企業競爭力為目標?？傮w步驟可以概括為：
    1．整合、集中信息，形成人事信息電子檔案庫，這是實現人力資源信息化的基礎和關鍵。
    2．實現各項業務的協同，達到人力資源管理的規范化、流程化，全面提升集團人力資源信息化管理水平。
    3．實現系統信息的深層利用，發揮信息系統的最大價值。
    （二）系統實施步驟
    基于煤炭企業的特點，較為理想的是采取邊實施、邊培訓,邊培訓、邊推進的方式。實施步驟為：
    1．結合企業規模，管理特點、企業區域分布，劃定分批次系統上線的單位，制定需求分析書?？梢园磪^域和行業相結合的方式進行實施單位劃分，比如：先實施建設集團本部單位，再向外部單位推廣。作為煤炭企業要以煤炭生產單位作為首批實施單位，這些單位的成功與否，關乎整個項目的成敗。
    2．首先選擇典型單位進行試點，全面了解人力資源各個業務模塊的需求和流程，細化需求分析書。針對煤炭企業單位眾多、信息化程度不高、部分礦區網絡條件不理想，勞資人員總體素質不高的情況，盲目全面推進系統的實施是不恰當的，必須循序漸進，選取企業中較為典型的單位進行試點。一般以企業中較為典型的礦井為試點，同時其他單位做好相應的準備工作，準備工作包括：1基本信息資料的整理歸集、報表的整理；2相關工作人員配備到位；3辦公網絡環境的進一步優化等。
    3．對試點單位實施效果進行評估，總結經驗，為系統的全面推廣做準備。主要要總結的是如何實現人事數據的信息化、全面了解工資的體系結構、培訓體系、績效考核方法等，熟悉各類業務的管理流程。
    4．頭批次單位系統建設的全面展開。以試點單位為例進行系統管理人員的培訓，做到系統的批量上線，大大節省實施時間，并進行報表收集，為整合規范報表，以制定統一的報表格式，提高統計效率。
    5．再按行業和區域進行其他批次單位的系統建設。實施流程可以進行復制，當然，具體步驟上會有差異。
    （三）實施建設亮點
    在實施推廣人力資源信息系統的建設過程中，有許多亮點，現就部分亮點跟大家分享。
    1．人事檔案信息電子化。在前面一再強調人事信息基礎數據的重要性，那么如何將大量紙質的檔案信息電子化呢？
我們知道，大多數煤炭企業作為國有企業，人事檔案信息較為龐雜，檔案信息包含個人基本情況，還包括各類附表信息，如工作簡歷、學歷信息等，具有人員數量大、部分檔案陳舊等特點，需要制定完善的檔案信息電子化方案。
以檔案存放單位劃分，分單位匯總人事檔案電子信息，具體信息化流程圖如下：

    2．崗位工種規范標準化。集團型煤炭企業崗位工種多，分類復雜，集團內部不同單位存在著崗位名稱不明確、同一崗位不同名稱等現象，要實現人力資源信息的統計、分析，必須先理清公司的崗位工種，做到人人崗位有設定，否則，就無法完成勞資統計報表的自動生成及準確統計。具體辦法如下：
    ①成立崗位工種編碼化小組，由公司內具有經驗豐富的定員定額專家、人力資源部門相關管理人員、系統實施小組成員等組成。
    ②收集所有單位的崗位工種信息，包括已經使用的和未來可能使用的崗位，要了解報送崗位的具體工作業務，以規范同一工種的統一名稱，原來沒有設立的崗位或崗位名稱    不合理、不規范的，要根據國家行業編碼標準進行新名稱的設定。
    ③劃分崗位工種的分類。其實，在進行崗位工種收集時就涉及到崗位工種的分類。崗位工種的分類可以按行業劃分，如：煤炭行業、化工行業、有色金屬行業等；也可以按管理的崗位類別劃分，如：管理崗位、技術崗位、工人崗位等。
    ④崗位工種編碼。先設定編碼規則（編碼規則要便于信息統計和系統維護），再進行編碼。需要強調的是，編碼時要留有余地，以備新代碼的增添。
    ⑤崗位工種的更新和維護。崗位編碼形成后，要對系統人員的崗位進行批量替換或維護，所有人員的崗位工種信息都必須來源于代碼表。同時，隨著企業的發展，崗位工種也在不斷增加，需要及時在系統中進行代碼更新。
    3．實施與系統檢查結合。任何系統再好，再優越，重點是看能否得到廣泛的應用，人力資源系統亦然。相對來說，集團型煤炭企業人力資源信息系統實施周期長，難度大，情況復雜，系統的使用不僅要有好的實施團隊、實施計劃，更要有對系統的日常使用情況進行監督檢查的制度，并進行適度的獎罰，以保證系統使用的常態化和深入。通過檢查可以促進系統的應用，也可以了解各單位系統的使用情況，還可以對系統管理上不合理的地方進行修改，如：權限設置等。具體檢查辦法為：
    ①結合實施進度，根據不同實施階段，確定不同的檢查內容，并設定評分標準。
    ②成立檢查小組，一般由公司總部人力資源部門、系統實施小組人員組成。
    ③檢查內容分為各單位系統模塊使用完成情況、系統操作熟練程度。
    ④系統的檢查要做到周期性，作為一項考核內容，不能因為繁雜的人力資源工作，而放松對系統的使用。
    總的來說，系統的檢查要做到原來越精細、內容越來越全面，并要求成績不理想的單位進行整改。

存在的問題與對策
    目前大部分的集團型煤炭企業人力資源信息系統特別成功的并不是很多，且存在著一些突出問題。
    人力資源管理方式的變化和業務的新增導致系統需要進行大量的數據重構。
    解決方法：1.要求所選擇的人力資源管理信息系統具有較強的靈活性，能夠較好的進行數據重構，包括各類業務字段的新增、報表的定制等，這是解決問題的基礎。2.在管理上說要及時梳理業務需求、統一報表格式，從公司層面上實現業務數據、流程的規范。
    系統用戶數龐大，系統維護任務繁重。
    解決方法：1.是要系統可以進行系統用戶權限的批量設置；2.針對權限的變動進行集中的調整，防止出現權限的紕漏；3.明確劃分用戶責任，防止維護工作的重復。
    各級人力資源部門管理人員變動頻繁，培訓任務重。
    解決方法：1.是建立信息系統的培訓庫，包括操作手冊、視頻教程、系統用戶資料庫等；2.要各單位建立自己的系統操作文檔，以便工作的交接。
    總之，人力資源管理軟件已成為企業人力資源管理的有力工具，為企業人力成本分析、優化人工成本結構、規避用工風險、加強企業管控等提供了強大支撐，并將在未來發揮更大作用。